Сколько нужно хранить бухгалтерскую и кадровую документацию в 2025 году

В любой компании создаются различные документы, как по бухучету, так и по кадровому учету. По ним важно соблюдать сроки хранения, установленные законодательством, иначе можно получить штрафы от госорганов.

Законодательство о сроках хранения документации

В п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ указано, что юрлица и ИП должны обеспечить сохранность архивной документации, в т.ч. по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральным законодательством, нормативно-правовыми актами и специальными перечнями.

В частности, это Перечень типовых управленческих документов, которые образуются в деятельности госорганов, органов местного самоуправления и компаний, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.

Кроме того, сроки хранения установлены иными законодательными нормами. К примеру, минимальное хранение налоговой документации определено в НК РФ, бухгалтерской — в Законе от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В отношении акционерных обществ применяется также Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Сроки хранения бухгалтерской документации установлены Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ и для большинства документов составляют 5 лет. Особенности касаются только порядка расчета данного срока.

Для первичной учетной документации, бухгалтерских регистров, бухгалтерской отчетности и аудиторских заключений отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ). Для учетной политики и иной документации, которая связана с компанией и ведением бухучета, срок в 5 лет начинает отсчитываться с года, в котором они в последний раз использовались для формирования бухотчетности.

Аналогичный порядок определения срока хранения применяется для средств, которые обеспечивают воспроизведение электронной документации и проверку подлинности электронной подписи (п. 2 ст. 29 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ).

Прошедшая проверку оправдательная документация, к примеру, кассовые документы, табели, квитанции, акты о приеме или списании, авансовые отчеты, письма и др., также необходимо хранить не меньше 5 лет. Если же появились разногласия, срок хранения — до вынесения решения по делу, даже когда оно принято за пределами срока в 5 лет (ст. 277 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

Что касается документации о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА, то срок ее хранения начинает считаться лишь с момента выбытия ОС и НМА (ст. 323 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

По общему порядку срок хранения путевых листов — 5 лет. Однако он повышается до 50 лет, когда отсутствуют иные документы, которые бы подтверждали вредные или опасные условия работы водителей (ст. 553 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

Рабочий план счетов нужно сохранять не меньше 5 лет (п. 267 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236). Также 5 лет нужно хранить и промежуточную бухотчетность, а годовую — постоянно (п. 268 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

С 01.01.2024 г. применяется новая редакция п. 25 ФСБУ 27/2021, предписывающая хранение документации бухучета и базы данных с ней только в России.

Сроки хранения кадровой документации

Документация по личному составу, которая закончена делопроизводством после 01.01.2003 г., должна храниться 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Этот срок касается трудовых договоров и допсоглашений к ним (в т.ч. соглашений о расторжении трудовых договоров), а также личных дел и личных карточек (ст. 435, 444, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236). Срок хранения в 50 лет определен и для ГПХ договоров с физлицами и актов по ним (ст. 301 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

Кроме того, не меньше 50 лет нужно хранить приказы и распоряжения по личному составу, в т.ч. документы к ним (докладные записки, справки или заявления). В частности, это касается приказов о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, изменении анкетных сведений, отпусках по уходу за ребенком, отпусках за свой счет (ст. 434 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236). Этот же срок хранения касается и подлинных личных документов, невостребованных работниками при увольнении, например, трудовых книжек, дипломов, аттестатов, удостоверений, свидетельств (ст. 449 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

Однако есть некоторые исключения. К примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, нужно хранить не менее 3 лет (ст. 454, 434 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236). Этот же срок установлен и для графика отпусков (ст. 453 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236) и согласий на обработку персональной информации, но по ним срок в 3 года отсчитывается после того, как закончится срок действия согласия или его отзыва (ст. 441 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236). При этом нужно учесть, что положения и инструкции по обработке персональной информации требуется хранить постоянно (ст. 440 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

Кроме того, документы постоянного хранения — приказы, распоряжения и иная кадровая документация по основной деятельности (ст. 19 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236). К примеру, это касается приказов об утверждении структуры компании, создании подразделений или филиалов, вступлении в должность, возложении обязанностей главного бухгалтера на директора компании, досрочном сложении полномочий, назначении ответственных, утверждении и вводе в действие внутренней документации.

В течение 5 лет нужно хранить табеля учета рабочего времени (когда вредные или опасные условия работы — срок увеличивается в 10 раз), приказы, распоряжения и иную документацию по административно-хозяйственным вопросам (ст. 19, 402, Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

Кроме того, 5 лет требуется хранить приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировку сотрудников, которые не работают во вредных или опасных условиях, а приказы на командировки «вредников» хранятся 50 лет (ст. 434 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

Также 5 лет нужно хранить копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписку и иную документацию о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи (ст. 298 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236). Платежные ведомости и документацию к ним, расчетные листки на выплату зарплаты, пособий, гонораров, матпомощи и иных выплат нужно хранить 6 лет (ст. 295 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

Документы, сформированные в рамках кадрового ЭДО, нужно хранить в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле (ст. 22.3 ТК РФ). То есть при переходе на кадровый ЭДО необходимо обеспечить сохранность такой документации в течение сроков, обозначенных выше.

Сроки хранения налоговой документации

Сведения бухгалтерского и налогового учета, а также иную документацию, которые необходимы для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, подтверждающую доходы и расходы, а также уплату либо удержание налогов, необходимо сохранять 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Срок отсчитывают после завершения налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов и осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).

В течение 4 лет нужно хранить книги покупок и продаж и доплисты к ним. Срок отсчитывается с даты последней записи в них (п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утвержденных Постановлением Правительства от 26.12.2011 г. № 1137). Срок хранения счетов-фактур — 5 лет (ст. 317 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

В течение 5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. Однако есть исключение — налоговые декларации ИП за период до 2003 года хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236). РСВ требуется хранить 50 лет с момента его формирования (ст. 308 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

Документация, которая необходима для расчета и уплаты страхвзносов, должна храниться 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). К примеру, карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

В законодательстве отсутствует точное указание, с какого момента нужно отсчитывать срок хранения документации, используемой для исчисления страхвзносов. Можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. считать срок после завершения расчетного периода, в котором документация использовалась в последний раз для расчета и уплаты страхвзносов, а также формирования отчетности по ним.

Переписку с ИФНС, в т.ч. уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления, требуется хранить 5 лет. Срок увеличивается вдвое, когда жалобу подали по итогам выездной либо камеральной проверки (п. 148, 314 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236).

Переход на новую номенклатуру

Для организации делопроизводства в компании и передачи документации на хранение необходима номенклатура дел, представляющая собой систематизированный список заголовков дел, которые заводятся в делопроизводстве в течение года с проставлением сроков их хранения. Этот список требуется для корректного формирования документации, организации ее учета, хранения и быстрого поиска.

Целесообразно, чтобы номенклатура дел показывала все функции и направления деятельности компании или ИП, в противном случае при осуществлении делопроизводства будут появляться документы, которые не включены в номенклатуру, что станет причиной несоблюдения правил хранения документов и их возможной утраты.

Переход на новую номенклатуру может быть произведен в несколько этапов:

1. Ввод нумерации структурных подразделений компании. Номера понадобятся, чтобы формировать индекс дела, поскольку он включает порядковый номер дела и номер конкретного структурного подразделения. Если в компании многоуровневая внутренняя структура, можно ввести сложные индексы, которые состоят из групп цифр, отделенные друг от друга знаком «/». Например, отдельные номера присваиваются департаментам, отделам внутри него и рабочим группам внутри самого отдела.
2. Разработка правил и порядка формирования заголовка дел. Здесь нужно ориентироваться на то, что заголовок в конкретной, но обобщенной формулировке должен отражать суть и состав документации дела, а потому не нужно писать просто «документы» либо «переписка». Требуется указывать конкретное название — «документы о приеме на работу» либо «переписка с ИФНС». Кроме того, не надо указывать неконкретные формулировки по типу — «разное», «общая переписка» или «входящие документы».
3. Распределение дел по срокам хранения, а также ввод порядка делопроизводства, при котором документация сразу формируется по делам на основании срока хранения. Когда при формировании документов точное распределение по срокам хранения имеет какие-либо трудности, можно ввести двоичную систему — сначала документы относить к делам постоянного или временного хранения. Далее документы временного хранения разделять по конкретным срокам.

Санкции за несоблюдение правил хранения документации

Наиболее распространенная ситуация, когда несоблюдение правил либо срока хранения документации может обернуться штрафными санкциями — непредставление документа по запросу налоговиков.

Этот запрос могут направить как при выездной или камеральной проверке самой компании, так и при встречной проверке, либо вовсе без назначения проверочного мероприятия (ст. 93, 93.1 НК РФ). Во всех ситуациях неподачи либо несвоевременной подачи каждого документа (когда он должен быть) налогоплательщика штрафуют на 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Также отсутствие первичной учетной документации или счетов-фактур является причиной налоговой ответственности, связанной с грубым нарушением правил ведения учета. Когда нарушение не вызвало занижение налогооблагаемой базы, штрафные санкции — 10-30 тыс. руб. (п. 1, 2 ст. 120 НК РФ), а если вызвало — 20% от размера неуплаченного налога, но не меньше 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Нарушение сроков хранения документации может быть основанием для привлечения компании и ее сотрудников к административной ответственности. Штрафы за несоблюдение правил хранения, комплектования либо использования архивной документации, в т.ч. кадровой и бухгалтерской, определены в ст. 13.20 КоАП РФ — 3-5 тыс. руб. для должностных лиц, 5-10 тыс. руб. для юрлиц.

За невыполнение обязанности по хранению документации АО или ООО в течение сроков, установленных законодательством, ответственность строже. Штраф — 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц, 200-300 тыс. руб. для юрлиц (ч. 1, 2 ст. 13.25 КоАП РФ). За несоблюдение сроков хранения учетной и отчетной документации по валютным операциям — штраф 4-5 тыс. руб. для должностных лиц, 40-50 тыс. руб. для юрлиц (ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ). За несоблюдение сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами или результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля — штраф 1-2 тыс. руб. для должностных лиц, 10-20 тыс. руб. для юрлиц (ч. 2 ст. 14.20 КоАП РФ).

Изменения по срокам хранения документации

Когда документ составлен до 18.02.2020 г., срок его хранения определялся по Приказу Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если позже указанной даты — по Приказу Росархива от 20.12.2019 г. № 236.

В связи с этим были такие изменения по срокам хранения документов: