Автоматизация управленческого учета и финансов в 1С

При расширении организации любой формы собственности владельцам становится сложно эффективно отслеживать работу каждого подразделения. Составляемые отчеты о работе отделов в бумажном виде не отражает реальное положение вещей, а вручную составленные обобщенные данные могут содержать ошибки и неточности.

Когда штатная численность сотрудников достигает несколько десятков или сотен человек, прямое управление становится невозможным. Чтобы избежать проблем с бухгалтерией и эффективно выстраивать управленческий процесс, используются программы автоматизации управленческого учета.

Что представляет собой автоматизированный учет

Управленческий учет — это широкое понятие, которое включает в себя несколько направлений по контролю за деятельностью организации.

• анализ и обобщение бухгалтерской информации;
• управление расходами организации и порядком сотрудничества с контрагентами;
• контроль налоговых и иных платежей, предусмотренных действующим законодательством;
• финансовая эффективность деятельности отдельных проектов или отделов в целом за определенный период;
• прогнозирование вариантов расширения и дальнейшего развития компании;
• составлений внешней отчетной документации.

При автоматизации управленческого учета и бюджетирования необходимая информация вносится в единую рабочую систему, в рамках которой проводится автоматический анализ и объединение всех данных в единую отчетную форму. Такой способ организации управления освобождает директора или управляющего от ручного анализа показателей, предоставляя уже готовые сведения в едином формате. Такой подход существенно ускоряет процесс получения необходимых сведений, а также является возможностью исключить ошибки и несоответствия данных.

В рамках системы осуществляется ведение общего документооборота в компании, поэтому при необходимости в любой момент можно получить актуальные данные из собственной базы для расчета эффективности и окупаемости исполняющихся проектов, свода и анализа финансовых показателей и бюджетной отчетности.

Принципы автоматизации управленческого учета

Внедрение системы автоматизации основывается на ряде принципах, которые должны выстраиваться в рамках управленческой политики компании, а также на собственных особенностях продукта.

• Анализ за отчетный период. Эффективность управленческого учета достигается путем внедрения политики периодичности, когда подробная аналитика результатов проводится за конкретный временной промежуток. В ином случае внедрение системы не будет отвечать принципам эффективности из-за невозможности сравнения и анализа достигнутых результатов с предыдущими данными.
• Комплексное использование данных. При работе системы автоматизации в базу данных единовременно вносится входящая бухгалтерская и иная документация. Эти данные используются как для расчета текущего положения по всем направлениям деятельности, так и при анализе в следующие периоды. Сотрудники освобождаются от постоянно добавлений одной и той же информации, все данные берутся из единой базы.
• Многоуровневое управление. Система автоматизации управления предприятием эффективна при политике многоуровневого контроля, когда каждый руководитель отдела может получить обобщенную информацию по работе в рамках вверенного направления, при этом возможно ограничение доступа к остальной информации без вреда для составления отчетности.
• Достоверность и полнота данных. Использование подобных систем учета позволяет автоматизировать составление отчетной документации с учетом требований, установленных в компании и норм действующего законодательства. От сотрудников требуется внесение первоначальных сведений, которые автоматически рассчитываются с учетом предыдущих показателей. Такой подход позволяет свести к минимуму появление ошибок из-за невнимательности и расхождений в отчетах по разным направлениям.

Таким образом, главный принцип комплексной автоматизации управленческого учета — сведение к минимуму выполнение сотрудниками простых технических задач, на которые тратится много времени и получение прозрачной и актуальной статистики по деятельности и внутреннему экономическому состоянию организации. Такое решение позволяет сотрудникам сосредоточиться на выполнении сложных интеллектуальных и аналитических задач, а управленческому персоналу получать своевременные отчетные данные без отрыва от текущей работы.

Проблемы внедрения автоматизированного учета

Для повышения эффективности автоматических средств управления в организации должны быть созданы специальные условия, без которых нормальное функционирование системы затруднительно.

• Выстроенная организационная структура организации и налаженная система бухучета позволяет распределять направления деятельности компании и в полной мере осуществлять контроль управляющим по всем задачам.
• Правильно распределенные должностные обязанности каждого сотрудника влияют на полноту вносимой информации. Специализация работника на конкретном направлении позволяет минимизировать ошибки и повысить эффективность исполняемых задач.
• Полностью укомплектованный штат сотрудников и доступность технических средств необходим для своевременного внесения сведений в базу.
• Постоянное повышение квалификации сотрудников помогает избежать неэффективного распределения производственных ресурсов. Несмотря на возможность автоматизации большинства процессов, за качество вносимых данных отвечают специалисты.

Управление VS бухучет: какой системе довериться

Существует мнение, что для грамотного управления организацией достаточно интегрировать систему автоматизированного бухгалтерского учета, а менеджмент можно осуществлять и вручную. Но такое решение может иметь место в рамках компании с небольшой численностью сотрудников, осуществляющих деятельность по единому направлению. В рамках же многозадачности и одновременной работе над несколькими бизнес-проектами прямое управление всеми отделами затруднительно, что может негативно сказаться на общих результатах работы.

Рассмотрим, почему система автоматизированного управления — оптимальный вариант для компаний.

Невозможность проектного учета

При проведении бухучета за основу берется деятельность конкретного отдела. Но в рамках многозадачности руководителю нужна детальная информация по каждому проекту: его эффективность, порядок распределения бюджета и прогнозирование результатов. Взять такие сведения из бухгалтерской отчетности в большинстве случаев невозможно.

Строгое нормативное регулирование

При ведении бухгалтерской отчетности вся информация основывается на установленных в законах требованиях и правилах. Например, при расчете амортизации технического оборудования используются установленные формы. Но реальная ситуация в организации может отличаться от стандартов, в частности, и в вопросе расчетов амортизации. Поэтому основываясь на бухгалтерской документации осуществлять грамотное управление затруднительно.

Недостаточность технических средств для холдингов

При перемещении большого количества материальных активов между отдельными структурными подразделениями и дочерними предприятиями затрудняется их общий анализ. В рамках бухгалтерской отчетности за это направление отвечает элемент «Внутрихозяйственные расчет», но когда проводки превышают показатель в несколько тысяч в месяц, счет раздувается настолько, что как-то проанализировать данные становится невозможно.

Разумеется, таких проблем можно избежать при правильном интегрировании средств бухгалтерской автоматизации и настройки индивидуальных параметров для конкретной компании. Но несмотря на возможное программное решение проблем, система управленческого учета остается оптимальным вариантом для большинства компаний.

Программы для автоматизации управленческого учета

К внедрению автоматизированной системы нужно подходить комплексно: важно заранее спланировать, какие элементы учета необходимы для эффективного руководства компанией. Ранее планирование помогает сэкономить бюджет на интеграцию системы и исключить внедрение бесполезных компонентов.

Нашим клиентам мы рекомендуем внедрять автоматизацию управленческого учета 1C в рамках продукта БИТ.ФИНАНС.

Что получает конечный пользователь при интеграции этой системы.

• Отличный способ снизить в 2-3 раза трудозатраты финансовых служб.
• Продукт, который позволяет избежать кассовых разрывов.
• Информационное финансовое положение организации в режиме реального времени.
• Достоверную отчетность по любым показателям и разрезам.
• Соблюдение действующих стандартов РСБУ, НУ, МСФО, US/UK GAAP.
• Бесшовную интеграцию со всеми учетными системами на базе 1С:Предприятие 8.

Важно!

Мы не рекомендуем экономить на внедрении управленческой системы. При расширении организации и осуществлении одновременной деятельности сразу по нескольким направлениям в будущем возникнет необходимость в дополнении продукта новыми модулями, что существенно увеличит общие затраты на автоматизацию. В других случаях, может потребоваться интеграция нового управленческого решения, так как предыдущее не будет справляться с необходимым объемом задач.